AKTIVNOSTI

Vaše radne kolege konstantno se žale na sporost prilikom prijenosa podataka sa lokacije na lokaciju? Učestalo prekidanje internetske konekcije stvara frustracije prilikom najvitalnijih poslovnih procesa, kao što su slanje radne dokumentacije, slanje predračuna i slično? Postoji nekoliko razloga za ovakve situacije, a neki od njih su:

• Dugo postojeći i neanalizirani mrežni elementi
• Neadekvatno odabrani uređaji
• Nepravilno konfigurirani uređaji
• Instalacije koje su rađene samostalno i od strane nstručnih lica

• Posavjetovati se sa stručnim osobljem i angažovati IT administratora
• Imati plan redovnog i preventivnog održavanja računarske mreže
• Definirati osobu (interno ili eksterno) odgovornu za računarsku mrežu
• Specificirati internetski paket u ovisnosti od veličine mreže i broja korisnika.

Kao rezultat, imat ćete osjetno ubrzan rad na vašoj poslovnoj mreži, što će se najviše odraziti kroz radno osoblje koje će vam to ukazati. U nekim preduzećima prisutan je neadekvatan internetski paket koji je sa ISP firmom dogovoren samo kroz cijenu. Svima nam je jasno da moramo voditi računa o racionalnosti i ekonomičnosti, ali isto tako treba nam biti jasno i to da kroz najjeftinije internetske pakete nećete moći očekivati da u jednom trenutku imate istovremeno brzu komunikaciju s kupcima-dobavljačima, real-time backup sistem koji osigurava poslovne podatke, stream videonadzornog sistema i slušanje radio stanica (što obično imaju zaposleni kako bi na taj način razbili određene monotonije i osjećali se komotnije u radu).

Nažalost kod velikog broja svojih poslovnih klijenata uočio sam jedan sistem rada koji nije praktičan za poslovanje organizacije. Svaki uposlenik posjeduje računar koji je priključen na poslovnu mrežu i na svom desktopu ili arhivskoj particiji drži određene poslovne podatke (MS Excel radne tabele, MS Word podloge, PDF file-ove, itd). U slučaju kada taj file treba radnom kolegi u stresnom i užurbanom procesu rada donosi se USB uređaj, šalje se mail-om file (ukoliko je quta mail-box-a limitirana na neku vrijednost tada mora slati više mailov-a kako bi dostavio određene dokumente), itd...

• Neorganiziranost i nedefinisanost politike pristupa na mreži
• Rizično umetanje privatnih i neprovjerenih USB uređaja da bi se file prenio
• Nemogućnost slanja i isporuke file-ova putem e-maila zbog veličine file-ova
• Trajna brisanja file-ova uslijed brzine i pritiska kojeg nametne posao

• Instalacija i postavljanje centralnog računara kao baze podataka (server ili workstation)
• Podatkovna organizacija file-ova i foldera
• Kreiranje politike pristupa podacima (osoba X može raditi read/write podataka dok osoba Y može samo read, itd.)
• Definirati pravilnik organizacije, imenovanja file-ova i osobu odgovornu za monitoring.

Kao rezultat imat ćete osnovni organizacioni model podataka implementiran i spreman za rad. Vaši uposlenici skupa s Vama su oni koji će brzo vidjeti prednosti ovakvog načina rada, te će sami nastaviti raditi na unaprijeđenju i podizanju na viši nivo same organizacije poslovnih podataka. Iz dugogodišnjeg rada kod nekih poslovnih partnera uvjerio sam se da je ogroman broj poslovnih informacija na radne foldere postavljen iz neke jednodnevne potrebe i da su tu ostali godinama neotvoreni i beskorisni. Zadatak i uloga administratora je ta da ukazuje na ovakve stvari, odrađuje periodična arhiviranja i backup-e i slično.

Kupio sam nov računar i postavio da poslužuje mašinu ali stvarno sam se razočarao u njega... Postavili smo nov switch kojeg smo skupo platili ali i dalje imamo zagušenje unutar odjela Kontrola kvaliteta... Ovaj računar je okarakterisan za game-ing i mislim da će novi inženjer biti zadovoljan s njim...

Ovakve i slične izjave su svakodnevnica sa kojom se susrećemo kod poslovnih korisnika i uvijek rezultiraju razočarenjem i naravno frustracijom onih koji su direktno izloženi uticaju pogrešnih odluka. 

• Nepoznavanje razlike između poslovnih rješenja i rješenja za kućne korisnike 
• Odabir hardvera na osnovu cijene (ponovit ću da strogo pratimo ekonomičnost i racionalnost ali cijena nije uvijek najbolji faktor za odabir hradvera)
• Savjetovanje sa neiskusnim i neadekvatnim prodavcima opreme
• Nabavka opreme od strane interne osobe koja je premalo ili nikako istraživala opremu na osnovu zahtjeva

• Stradanje IT opreme uslijed boravka u neadekvatnoj radnoj sredini
• Uzaludno bacanje novca na nabavku neadekvatne opreme
• Problemi koji nastaju na radnoj mreži, radnim mašinama
• Sveukupno nezadovoljstvo radnog osoblja i uprave

Kao prvo i osnovno potrebno je da naučite razliku između kućnog korištenja računara i računara koji će obrađivati poslovne podatke. Firme koje proizvode i distribuiraju hardware jasno su ovo dale do znanja. Morate znati da jednom inženjeru koji radi na konstruisanju nije adekvatan samo računar za kojeg ste čuli da je dobar u gaming svijetu. Morate znati i to da konstrukcijski softveri posjeduju svoje zahtjeve koji trebaju biti zadovoljeni kako bi se rad u istima odvijao nesmetano. Ukoliko sebe pronalazite u problemima ovog tipa kontaktirajte nas i rado ćemo s Vama podijeliti iskustva iz prakse i ponuditi Vam rješenje koje je za Vas adekvatno.

Mnoge firme nemaju definiranu osobu koja se bavi IT procesima, nego su to većinom problemi koji se rješavaju "u hodu". Praksa pokazuje sljedeće: veliki broj firmi posjeduje uposlenike koji neće da se prihvate ove obaveze što je vrlo opravdano ukoliko sami priznaju i znaju da ne žele prihvatiti odgovornost za nešto čemu njihovo  znanje i iskustvo nije na nivou na kojem stvari mogu držati pod kontrolom.

Sa druge strane imamo preduzeća koja su jednoj osobi nakon određenih "na sreću" ili "na klik" rješenih problema dodijelili određene odgovornosti. Needuciranjem kako sebe, tako i osoblja dovele su do toga da takva osoba ima veoma "krut" stav u radu i ne prihvata nove tehnologije koje mu se silom prilika nameću. Bio sam svjedok u firmama gdje su takve osobe imenovane za IT poslove i bez obzira na iskustva na koja mu ukazujete iz brojnih primjera i drugih firmi u kojima ste riješavali slične probleme on/ona ne vidi dalje od svojih solucija koje su neznanjem i lsučajnošću stečene. 

Bolji izbor od prethodno dvije opisane situacije su odabiri eksternih firmi koje rade IT održavanje.

• Bez definiranog IT-ovca dovodite radnu mrežu u haotično stanje koje eskalira vremenom
• Mnogobrojni računari i uređaji su ranjivi i Vi to ne znate dok se ne desi najgori scenario
• Neposjedovanje zaštitnih alata
• Nepriremljenost za worst case scenario

• Trajni gubitak poslovnih informacija
• Gubljenje povjerenja kod poslovnih klijenata u slučaju da ste imali zlonamjerne napade 
• Rješavanje problema u datom trenutku što podrazumijeva obično mnoštvo pogrešnih odluka
• Nastavljanje rada bez IT stručnjaka pod izgovorom "možemo mi to sami".

Zapošljavanje osobe koja će voditi IT odjel je najbolja opcija za Vas. Druga opcija je angažman eksterne  firme koja se bavi  IT-om. Definirajte odgovornosti, zahtjevajte od njih na šta da obrate pažnju i čemu da daju poseban fokus tokom sedmičnog, mjesečnog ili godišnjeg održavanja i na kraju, što je najvažnije i što iz prakse potvrđujemo, je to da ne mislite da te osobe "samo sjede i gledaju u monitor i nešto klikaju". Nažalost većina se uvjeri da nije tako samo u momentu kada se suoče sa ozbiljnim problemima.

U svakoj firmi potrebno je da se vodi računa o određenom budžetu, kojeg treba specificirati i odrediti za IT aktivnosti. To se može raditi na mjesečnom ili na godišnjem nivou, što će sigurno na kraju svake poslovne godine rezultirati pozitivnim ishodom. Ukoliko znate da imate zastarjele uređaje i svjesni ste da ih treba mijenjati ne odgađajte to na način da čekate da taj računar stane ili da nastanu zbog njega problematične situacije nakon kojih ćete morati nešto poduzeti.

• Kreirajte analizu Vaše IT infrastrukture na osnovu onog čime raspolažete (napravite popis, pogledajte datume nabavke i sl.)
• Razmotrite s kojim softverima raspolažete i šta je aktualno na tržištu
• Razmotrite Vaš sigurnosni sistem na kojem je nivou
• Angažujte eksternu firmu koja se bavi IT-om i tražite od njih izvještaj o aktualnoj situaciji.

• Sistematičnim investiranjem izbjeći ćete troškove koji će kroz kvarove i probleme doći u mnogo većem obimu od investicije
• Starije softvere (operativni sistem, uredski alati, konstrukcijski softveri) ćete zamijeniti efikasnijim i modernijim softverima
• Spriječit ćete gubitak Vaših poslovnih informacija sa različitim strategijama zaštite od malware, spyware i ostalih zlonamjernih softvera
• Ukupni dojam na razini organizacije bit će pozitivan i Vi skupa sa vašim uposlenicima bit ćete zadovoljni

Navedena iskustva, problemi, rješenja i priče su samo jedan segment iz iskustva koje imamo u pogledu poslovnih korisnika.  Ono što Vaše radno osoblje treba da zna u pogledu IT tehnologija su osnove koje se tiču administriranja, organiziranja, definiranja politike sigurnosti i upotrebe IT sistema.

• Jasno postavljena pitanja iz oblasti koje Vam ometaju normalan rad i funkcionisanje
• Stavljanje na raspolaganje osnovnih informacija koje imate u pogledu IT infrastrukture u Vašoj firmi
• Spremnost za promjene i usvajanje novih rješenja
• Dostavljanje tačnih i vjerodostojnih informacija kako bi se precizno utvrdilo rješenje za Vas.

• Analizirati temeljito Vaše zahtjeve i probleme koje nam prijavite
• Pristupiti cijeloj organizaciji sistematično i porazgovarati sa svakim uposlenikom temeljito i razmotriti zahtjeve i probleme koje ima u radu
• Zaštiti Vaše poslovne podatke
• Učiniti Vas zadovoljnim klijentom

Kao finalni produkt garantiramo da ćete imati pouzdan i savremen IT sistem kojim ćete moći neometano obavljati poslove kako na domaćem tržištu, tako i na ino. Od vas očekujemo da nam predstavite i definirate ideje, probleme i inovacije koje želite implementirati u Vašoj organizaciji. Mi ćemo detaljno razmotriti Vaše zahtjeve i ponuditi rješenje koje će Vašu organizaciju osavremeniti u smislu IT tehnologija, a Vaše osoblje učiniti zadovoljnim u korištenju istog.